Сегодня, как никогда раньше, актуально народное высказывание «Время — деньги». И в наши дни это не афоризм. Неумение управлять собственным временем сегодня — проблема и компаний, и каждого отдельного человека.
Причина этому — неверно расставленные приоритеты в планировании времени и выполнение второстепенных задач в первую очередь. Самоорганизация на работе и планирование рабочего дня поможет грамотному менеджеру повысить личную эффективность до 100%. Эта процедура займет у вас не более 10 минут времени, но сэкономит большую часть бесцельно потраченного времени в попытке вспомнить, что же вы забыли?
Эти проблемы характерны для отдела продаж, снабжения, технического отдела, и возникают, чаще всего, при взаимодействии одного отдела с другим. Проблема в неумении одних объяснять, а других слушать.
Поэтому, развитие самоорганизации на индивидуальном уровне — работающий и эффективный инструмент решения этой проблемы. Для управления временем научитесь планировать, начиная с малого, с мелких бытовых дел, приучая себя к дисциплине.
1. Срочные – дела, выполнение которых стоит в строгих временных рамках.
2. Среднесрочные – повседневные дела.
3. Не срочные – дела, которые можно отложить на некоторое время.
Распределив все дела на эти категории, вы поймете, с какими можно повременить, и получите дополнительное время для планирования более актуальных задач. Начните с планирования работы на день, при этом поставив важные дела на первое место. Удачно справившись с этой задачей, приступайте к планированию работы на неделю.
При этом не забывайте, что, запланировав основную задачу на день, остальные стоит описывать вокруг нее, так вы не потеряете время на малозначительные детали.
«Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Джим Рон
Для важна не только личная, но и самоорганизация деятельности сотрудников. На развитии самоорганизации сотрудников благоприятно скажутся тренинги, продуманные системы мотивации, способы поощрения за достижение поставленных задач.
Формируйте дела по срочности и важности. С утра делайте самые сложные дела, те, к которым не хочется даже притрагиваться. Сделав их, вы почувствуете себя значительно лучше. Если дело требует больших временных затрат, «разбавьте» его малозначительными задачами из списка. Это поможет отвлечься.
После освоения навыков планирования работы на день, начните составление графика выполнения как можно большего количества важных дел, расширив планирование работы: неделя, месяц, полгода. Имея четкую структуру работы, вы значительно упростите себе жизнь.
Держите личные вещи в порядке – это позволит не тратить время на поиски нужной вещи. Разведение хаоса вряд ли поспособствует экономии времени и быстрым решениям.
Передавайте выполнение заданий подчиненному. При этом выделите время на объяснение, какого результата вы ожидаете от подчиненного. Это позволит существенно разгрузить день и все равно прийти к результату.
Не забивайте голову ненужной информацией, которую можно записать. Плодотворнее, после выполнения задачи, вычеркивать ее из списка. Вычеркнутые дела – поднимают настроение и мотивируют на дальнейшую работу.
Не стоит выделять 10 минут на дело, которое требует минимум 30 минут вашего времени. Сбиваясь с ритма, вы снизите эффективность работы, провоцируя ошибки в работе и развитие стресса.
Развитие самоорганизации напрямую зависит от того, насколько вы дисциплинированы. Окружающие вас люди должны понимать ценность вашего времени. Приступив к работе, доводите дело до конца, не отвлекаясь на «пустые разговоры» и не поддаваясь внешним факторам и лени.
Планирование работы – самый мощный инструмент самоорганизации.
В этой статье поговорим о важности планирования деятельности и научимся планировать свое время самостоятельно.
Перед тем, как предложить вам конкретные способы и методы планирования, давайте поговорим в общем, что такое планирование деятельности и почему оно столь ценно. Заметьте, что вы не найдете ни одного успешного человека, который бы добился успеха, не используя инструмент планирования!
Планирование работы – еще один секрет успешных людей!
Теперь давайте подумаем, ПОЧЕМУ ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЯВЛЯЕТСЯ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО САМЫМ МОЩНЫМ ИНСТРУМЕНТОМ САМООРГАНИЗАЦИИ?
1. Планирование деятельности служит картой дня
Почему так важно планировать работу с вечера на следующий день? Для того, чтоб выиграть минимум 1 час производительного времени.
Во-первых, вы запланируете время подъема.
Во-вторых, вы запланируете каждый час свободного времени следующего дня.
Что делает обычный человек, который не запланировал день, при наступлении свободного времени? Он в течение 1-5 минут, а то и более, решает, что ему делать. А как вы думаете, можно ли за 1-5 минут полностью оценить свои приоритеты, упорядочить цели, организовать карту всей деятельности, причем все это сделать в голове?
В самом начале на это уходит до 1 часа времени. Потому, как следствие, человек принимает решение заняться не настолько важными делами. Он думает, что эти дела действительно важные, но скорее они — срочные, и на его будущее будут иметь слабое влияние.
Каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения. То есть дает 1000% отдачу от вложенных — умственной, эмоциональной и физической энергии.
Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. Эта небольшая затрата 10-12 минут сэкономит вам 100-120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000—2400 минут, что составляет 4-5 полных рабочих дней!!!
2. Планирование деятельности устанавливает приоритеты
Прежде всего приоритеты помогают попасть в самые важные места. Они не позволяют отправиться в менее важные пункты до тех пор, пока вы не попадете в более важные.
Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей. Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать своих целей.
3. И самое важное: процесс планирования работы программирует наш ум.
Вы не замечали, что когда вы четко формулируете свои желания, они сбываются?
Так вот, процесс планирования помогает нам уяснить четко для самих себя, что мы хотим и к чему стремимся. Это приводит к тому, что Вселенная быстрее реализовывает наши желания.
Самое поразительное в этом методе планирования, что некоторые пункты списка обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, иногда мы считаем, что нам нужно что-то делать, хотя вообще-то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом – и со временем они исчезают из списка сами собой.
Хорошо, с важностью планирования разобрались.
Теперь давайте поговорим о конкретных действиях и методах планирования
Каждый вечер составляйте список всех дел, которые вам нужно сделать на следующий день, в том порядке, в котором будете их делать. На следующий день начните заниматься делом №1 и занимайтесь им до тех пор, пока не закончите. Не закончив его, не переходите к делу №2. Поступите так со всем списком, при этом не приступайте к следующему делу, не выполнив предыдущего. Прервать дело разрешается лишь в одном случае: если закончить дело вам помешали обстоятельства, неподвластные вашему контролю. В этом случае сделайте все, что угодно, что поможет вам выполнить эту задачу. Сделайте все возможное, чтобы закончить незаконченное дело – а потом приступайте к следующему.
МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
1. Планирование для новичков
Для самого простого планирования вам достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Этот способ позволяет видеть и планировать вашу жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.
2. Улучшенное планирование
Для улучшенного планирования нам потребуются
1. Дневник
2. Ежедневник
3. Календарь планирования
Итак, разберемся с этими пунктами.
Дневник – это то место, где собирается вся хорошая информация и мудрые мысли, которые Вам встречаются на жизненном пути. Хорошие идеи могут быть высказаны почти любым человеком. Великая идея может осенить Вас в самое разное время, потому будьте готовы и НЕ ДОПУСКАЙТЕ, ЧТОБЫ ХОРОШИЕ ИДЕИ УСКОЛЬЗАЛИ ОТ ВАС. Великая идея может изменить Вашу жизнь – если Вы уловите ее. Всегда имейте дневник при себе, независимо от того, где Вы находитесь.
Ежедневник
– это журнал для записи Ваших встреч и планов на каждый день. Ваш ежедневник может быть также использован как место для фиксации основных моментов дня или недели. В нем достаточно места, чтоб фиксировать важные мимолетные мысли и делать другие заметки. Считайте его центральным местом, из которого Вы черпаете и обрабатываете всю информацию за день. Каждый вечер вы обязаны запланировать следующий день: составить список дел, которые вы должны сделать завтра.
Правило простое:
НЕ НАЧИНАЙТЕ СЛЕДУЮЩИЙ ДЕНЬ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ЗАКОНЧИТЕ ЕГО ПЛАНИРОВАНИЕ.
Это бесценный фрагмент стратегии вашей жизни на пути обретения счастья и богатства. Если вы не запланируете день с вечера, то считайте, что 2 часа времени, в лучшем случае, вы теряете сразу. В худшем случае теряется весь день, причем полностью. Человек не видит приоритетов и делает дела не важные. В конце дня оказывается, что вроде бы весь день что-то делал, и так ничего и не сделал.
Резюме по использованию ежедневника
1. Сделайте свою жизнь упорядоченной, составив подробный список всего того, что вам предстоит сделать завтра.
2. Тщательно проанализируйте свой список и установите четкие приоритеты для каждого пункта, прежде чем начнете действовать.
3. Приучите себя заниматься только наиболее важными делами. Выполняйте их быстро и хорошо. Если вы выработаете в себе привычку планировать и расставлять приоритеты, ваша производительность труда существенно повысится, что благоприятно отразится на вашей карьере.
Что такое календарь планирования и для чего он нужен?
Календарь планирования служит для планирования целей и составления планов более, чем на следующий день. Когда вы овладели искусством планирования дня, вы готовы переходить к планированию недели.
Правило следующее:
НЕ НАЧИНАЙТЕ СЛЕДУЮЩУЮ НЕДЕЛЮ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ЗАКОНЧИТЕ ЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
Далее беритесь за планирование месяца.
Спрашивайте себя: «Что я должен сделать за этот месяц?»
Правило то же самое: НЕ НАЧИНАЙТЕ СЛЕДУЮЩИЙ МЕСЯЦ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА НЕ ЗАКОНЧИТЕ ЕГО ПЛАНИРОВАНИЕ.
Затем вы научитесь координировать ваши цели на день, на неделю и на месяц с вашими целями на три месяца, на шесть месяцев и на год.
Я с вами абсолютно согласен, процесс планирования вызывает напряжение и забирает немного времени, но уверяю вас, что планируя свою жизнь, вы достигнете гораздо большего. Все ваши действия будут намного эффективнее и осмысленнее. Они приобретут необычайную ясность. От вас потребуется проявить высокую дисциплинированность.
Но если вы выполните это, то вас можно будет называть мастером своего времени. Сам акт планирования способствует ясному и точному обдумыванию вами своих действий. Чем больше вы думаете о чем-то и планируете свои действия, тем быстрее и эффективнее вы достигнете своей цели.
Регулярное планирование времени позволит уделять больше времени деятельности, представляющей наибольшую ценность.
Это повысит эффективность вашей работы, чем бы вы ни занимались.
Преимуществом календаря планирования является то, что вы можете планировать полное видение своей жизни, формируя и записывая в календарь список своих целей на 5, 10, 20 лет вперед.
Дополнительным инструментом планирования, в котором можно объединить все вышеперечисленные инструменты, является программа-органайзер для ПК. Есть очень много качественных, удобных органайзеров, где можно вести все свои дела. Сам могу посоветовать ПРЕКРАСНУЮ программу LeaderTask.
Когда цели поставлены и понятен план действий, остается только – действовать. Иногда это легко, а иногда для этого нужно себя организовать. Самоорганизация - умение организовать себя: на работу, на выполнение договоренностей с собой и другими, на достижение своих Целей.
Если цель живет в душе в форме желания, она, как живая, тянет нас к себе, притягивая и наше внимание, и наши силы. Счастливы те, кому хочется то, что нужно, однако все, что связано с желаниями - ненадежно. Желания - как ветер или погода, погоде свойственно меняться, ветер легко меняет свое направление, так и желание может гаснуть и исчезать. Без самоорганизации многие наши желания оказываются только желаниями, только мечтами.
Если цель живет в душе в форме намерения, она более прочна, но в ней может не быть тяги. Намерение формируется в первую очередь головой, но без развитой воли намерение пусто. Молодой человек намеревался во время отпуска бегать с утра и делать зарядку каждый день, но если его раз за разом затягивают ритмы ночной дискотеки, намерение остается ничем. Если нет воли, нужна самоорганизация.
Достигать большие и трудные цели помогает не только самоорганизация: кому-то помогает Воля, волевые усилия, кого-то выручает Самомотивация: кнут или пряник в отношении самого себя, побуждение и подталкивание себя к исполнению назначенных целей.
Самоорганизация - это такое Выстраивание ситуации и такая Организация жизни, когда все, что происходить должно, происходит легко и естественно, само собой.
Вот, например, стены у вас в квартире: строго говоря, именно они управляют направлением вашего движения, когда вы идете из прихожей на кухню или в спальню. Но при этом сказать, что они «заставляют» вас идти определенным маршрутом… - нет, стены не принуждают. Они просто стоят так, как они стоят, а вы идете тем маршрутом, который выстроили стены. Это и есть - организация жизни.
К сожалению, за легкость и естественность нужно платить: прелести самоорганизации доступны только тем, кто заранее к самоорганизации себя приучил, кто потратил силы и время заранее. Самоорганизация - это новые привычки жизни , а к новым хорошим привычкам себя нужно приучать.
Несколько эффективных методов самоорганизации:
Любой план, пока он есть только в вашем воображении - это только мечты. Запишите свои планы, и они превратятся в цель! Также - отмечайте свои удачи и достижения, любым удобным способом выделяйте выполненное и достигнутое - это будет хорошим стимулом и наградой. В 1953 году ученые провели исследование среди группы выпускников Йельского университета. Студентов спрашивали, есть ли у них четкие планы на будущее. Только у 3% опрашиваемых планы на будущее существовали в виде записей целей, задач и планов действий. Через 20 лет, в 1973 году, именно эти 3% бывших выпускников стали более успешными и счастливыми, чем остальные. Более того, именно эти 3% людей добились большего финансового благополучия, чем оставшиеся 97% вместе взятые.
Если вы хотите сегодня убраться в комнате, не растягивайте это на весь день, а договоритесь с собой (а лучше еще с кем-то) четко: 15 минут на разборку шкафа (только!), 15 минут навести порядок на столе (ни минуты больше!!), 15 минут протереть пыль и пропылесосить пол (успеть железно!!!), а потом - абсолютная свобода и совершенная радость!
Мы сотканы из привычек, а привычка - результат повторения. Привычка обычно формируется на 21 день, и то, что ранее требовало для себя усилий, становится уже легким и привычным. Вы решили обливаться холодной водой: даже если вы начали летом и вам понравилось, вначале нужны усилия, чтобы себя на это организовать. Через три недели это стало привычкой, стало естественным, а к сороковому дню привычка постепенно превращается в Потребность: если сегодня не облились, вам уже как-то странно. Уже чего-то не хватает… Итого: если новое начинать и каждый раз бросать, помучив себя неделю, вы всю жизнь будете только мучиться. Если приучать себя к новому немного подольше, новое становится привычным и естественным. Ранее чужое - становится нашим.
Если вы утром составили себе образ будущего дня, составили список того, что сегодня вы планируете сделать, распределили все дела по порядку и привязали все обязательное к определенному времени, ваш день идет легко и четко. Как по плану.
Один из лучших способов приучить себя к порядку - это начать приучать к порядку кого-то из близких или друзей. «Раз сказал - он не понял. Два сказал - не понял. Третий раз сказал - я уже сам все понял, а он все не понимает!»
Чтобы быть целеустремленным человеком, нужна воля, навык преодоления себя, своей лени и своих страхов (Смотри Развитие воли). Воля развивается в спорте под началом хорошего тренера и в армии под командами безжалостного сержанта, и эта методика подходит не всем. Силовикам - подходит, Душкам и Тактикам нравится что-то более мягкое и гибкое.
Для Душки и Тактика подходит более гибкая и позитивная Методика: знать, где о чем думать. Суть методики: есть две ситуации - пока вы думаете и когда вы решение уже приняли. Так вот: пока вы думаете, сомневаться нужно. Когда решение принято, сомнениям места уже нет. Подробнее смотри Методика Знать, где о чем думать
Когда цели поставлены и понятен план действий, остается только – действовать. Иногда это легко, а иногда для этого нужно себя организовать. Самоорганизация - умение организовать себя: на работу, на выполнение договоренностей с собой и другими, на достижение своих целей .
Если цель живет в душе в форме желания, она, как живая, тянет нас к себе, притягивая и наше внимание, и наши силы. Счастливы те, кому хочется то, что нужно, однако все, что связано с желаниями - ненадежно. Желания - как ветер или погода, погоде свойственно меняться, ветер легко меняет свое направление, так и желание может гаснуть и исчезать. Без самоорганизации многие наши желания оказываются только желаниями, только мечтами.
Если цель живет в душе в форме намерения, она более прочна, но в ней может не быть тяги. Намерение формируется в первую очередь головой, но без развитой воли намерение пусто. Молодой человек намеревался во время отпуска бегать с утра и делать зарядку каждый день, но если его раз за разом затягивают ритмы ночной дискотеки, намерение остается ничем. Если нет воли, нужна самоорганизация.
Достигать большие и трудные цели помогает не только самоорганизация: кому-то помогает , волевые усилия, кого-то выручает : кнут или пряник в отношении самого себя, побуждение и подталкивание себя к исполнению назначенных целей. Если вы приняли какое-то решение, то его нужно выполнять, и многим здесь помогает методика: знать, где о чем думать: пока вы думаете, сомневаться нужно. Когда решение принято, .
Чтобы организовать себя самостоятельно, нужна воля, своей лени и своих страхов. Волю развивать можно и нужно, но если пока ее не хватает, можно помочь себе другими разумными средствами. Практичная самоорганизация - это такое и такая , когда все, что происходить должно, происходит легко и естественно, само собой.
Вот, например, стены у вас в квартире: строго говоря, именно они управляют направлением вашего движения, когда вы идете из прихожей на кухню или в спальню. Но при этом сказать, что они «заставляют» вас идти определенным маршрутом… - нет, стены не принуждают. Они просто стоят так, как они стоят, а вы идете тем маршрутом, который выстроили стены. Это и есть - организация жизни.
Несколько эффективных методов самоорганизации:
И общее наблюдение: как правило, легче организовать себя, когда вокруг вас организованные люди. Поэтому, как правило, лучше организованы те, кто живут в семье и работают не дома в одиночку, а на работе. Естественно, тут имеется в виду хорошая семья и качественный коллектив, где люди делом занимаются, а не анекдоты травят. Дурное окружение отвлекает и разлагает, а разумное окружение собирает и организует. Подумайте, какие у вас здесь есть возможности.
Не обещаем, что у вас сработают методы все и сразу: чудес не бывает. К сожалению, прелести самоорганизации доступны только тем, кто заранее к самоорганизации себя приучил, кто потратил силы и время заранее. Самоорганизация - это новые привычки жизни, а к новым хорошим привычкам себя нужно приучать. Зато, когда приучите, к вам придет легкость и естественность, и люди вам будут завидовать. А вы их - научите!
Приглашая людей в бизнес, одним из пунктов, на котором мы делаем акцент – это работа без начальника!!! А все ли к этому готовы? Все ли могут – находясь в домашней обстановке – заставить себя ИМЕННО РАБОТАТЬ.
Вот здесь то и выходит на первый план самоорганизация. Только поймите правильно, самоорганизация это не ограничение вашей свободы или жизнь по каким-то правилам.
Самоорганизация – это правильная координация ваших действий в совокупности со временем.
Заметьте, что слово “самоорганизация”, также как и слова самореализация, самодисциплина, самообразование состоят из частички «сам». То есть вы, и только вы, можете ставить цели и достигать их. Только ВЫ сами отвечаете за все, что происходит вокруг вас.
Что значит самоорганизация на практике? Это такой организованный уклад жизни (своеобразный хорошо прописанный сценарий), когда все, что происходит, происходит естественно.
Когда у нас есть мечты, есть жгучее желание чего-то добиться, и оно как магнитом притягивает нас. Но желание, не переведенное в действие, так может и остаться всего-то желанием. А нам нужен результат, значит надо действовать.
И начнем мы свои действия с самоорганизации.
– ваша жизнь должна быть интенсивной
Отталкиваясь от того, что мы работаем дома, то и домашние дела никто не отменял. Не стоит их размазывать во времени. Четкое деление.
– сделать привычкой
Что такое привычка? Это результат повторений. Да, так просто. Чтобы вы не начинали, переводите это в привычку. Чтобы в дальнейшем привычка стала потребностью. Как говорят психологи, если вы чем-то занимаетесь 21 день с усилием, то после, уже дело становится привычным и легко выполняемым.
А теперь задумайтесь и проанализируйте свою жизнь: если не доводить дело до конца (помучавшись над ним), а постоянно начинать что-то новое, то ваша жизнь состоит из одних сплошных мучений.
– Свои мечты переводим в целевое планирование
Без четкого плана действий, мы так и останемся сидеть на диване, продолжая лишь мечтать.
– Строим долгосрочные планы и для их эффективного достижения разбиваем на краткосрочные
Разбиваем для того, чтоб как можно быстрее увидеть результат своего труда. Тем самым дополнительно мотивировав достигшим результатом.
– Ежедневно планируем свои дела, свое время
– Важно – все записать!
Что написано пером, не вырубишь топором. Вы должны подружиться с блокнотом и ручкой, полюбить разноцветные стикеры и листочки для записи. Пусть вас окружают различного рода пометки, которые будут корректировать ваши действия в течение дня.
Не тратьте время зря! Пафосно? А вы сложите пустую болтавню, просмотр телевизора, бесполезное сидение за компьютером, лежание на диване и сами будете удивлены полученным результатом.
– Придерживайтесь графика
Наличие графика заставит вас выполнять поставленные задачи в срок и, как следствие, совершить больше «подвигов». Только стройте реальные планы, адекватно оценивая свои силы и время.
– Будьте дисциплинированы
Наконец, вы должны быть дисциплинированы, иначе разрушите всю работу, направленную на повышение самоорганизации. В тот момент, когда вы садитесь за компьютер, прежде всего вы сами (а потом и ваши домашние), должны четко понимать, что вы сели РАБОТАТЬ.
– Удостоверьтесь, что все на своих местах
Знание, где находятся предметы, необходимые для выполнения задания, поможет не тратить время на их поиски.
– Не бойтесь делегировать
Распределение обязанностей приводит к большей эффективности. Но не спихивайте то или иное поручение, а постарайтесь четко поставить задачи. Иначе потом вам придется потратить гораздо больше времени на их исправление.
–Планируйте отдых, не забывайте поощрять себя
Если мы не будем отдыхать, то жизнь превратится в сплошной труд. И ваш организм просто не выдержит такой гонки. Да и вам самим не совсем приятно будет находиться на грани физического и морального истощения. Не получается уехать на отдых, радуйте себя мелкими приятными моментами не связанными с работой.
– Просто делайте
Можно много готовиться к чему-либо, анализировать-планировать-рассчитывать, но, не начав, мы никогда толком не добьемся ничего. Конечно, это никак не отменяет подготовительных действий, но практическое применение – это главное. Зачастую, люди больше узнают и понимают именно начав делать, а не просто теоретизируя.
Безоговорочно верьте в достижение своей мечты. Сама жизнь изо дня в день доказывает нам, что мечты, подкрепленные верой и целенаправленной активной деятельностью, всегда сбываются. Это подтвердят все известные актеры, спортсмены, писатели, художники, бизнесмены и политики.
